Comparar un sistema de información empresarial ya sea un ERP o CRM no se trata de “el más famoso” o “el que recomienda alguien”. Se trata de tomar una decisión comparable y defendible: con criterios claros, evidencia, pruebas y un costo total (TCO) realista. Este checklist está diseñado para equipos en México que necesitan comparar opciones de sistema de información con rapidez, sin perder rigor.
Resumen ejecutivo (en 60 segundos)
Si solo puedes hacer una cosa, haz esto:
1) Define 3–5 procesos críticos y sus KPIs.
2) Convierte tus criterios en un scorecard ponderado.
3) Pide demos guiadas por casos de uso, no por “presentación estándar”.
4) Valida con un PoC (prueba de concepto) usando datos reales.
5) Revisa seguridad, datos, integraciones y TCO antes de firmar.
Checklist de evaluación (paso a paso)
Paso 1: Define el objetivo del sistema y el alcance real
Antes de comparar proveedores, responde:
– ¿Qué problema de negocio debe resolver el sistema?
– ¿Qué áreas quedan dentro y cuáles fuera (por ahora)?
– ¿Qué procesos NO quieres cambiar (restricciones)?
– ¿Qué procesos sí estás dispuesto a rediseñar?
Tip práctico: define 3 escenarios de uso reales (por ejemplo: “pedido a cobranza”, “atención a cliente con devoluciones”, “reabasto y logística”). Si el sistema no los cubre con claridad, no es candidato.
Paso 2: Lista tus requisitos por capas (Must / Should / Could)
Clasifica requisitos para evitar que todo sea “indispensable”:
– Must: sin esto no se firma.
– Should: aporta valor importante, negociable.
– Could: deseable, pero no decisivo.
Incluye requisitos de:
– Negocio: flujos, aprobaciones, reportes, auditoría.
– Datos: catálogos maestros, calidad, trazabilidad.
– Integraciones: APIs, conectores, ETL, eventos.
– Operación: soporte, SLAs, continuidad, capacitación.
– Seguridad: autenticación, roles, cifrado, bitácoras.
Paso 3: Arma tu scorecard con pesos (lo que realmente manda)
Antes de pedir demos, conviene convertir los criterios en una tabla con pesos y evidencia. Este scorecard evita decisiones por intuición.
Una comparación “justa” requiere ponderación. Ejemplo de pesos (ajústalo a tu realidad):
– Funcionalidad / procesos: 25%
– Integraciones y arquitectura: 20%
– Datos (migración, calidad, gobierno): 15%
– Seguridad y cumplimiento: 15%
– Operación (soporte, SLAs, continuidad): 10%
– Costos (TCO): 15%
Inserta aquí la Imagen 1.
Antes de pedir demos, conviene convertir los criterios en una tabla con pesos y evidencia. Este scorecard evita decisiones por intuición.
Cómo calificar:
– Puntaje 1–5 por criterio.
– “Evidencia obligatoria” para puntajes altos: pantalla, reporte, flujo ejecutado, documento, prueba, referencia verificable.
Paso 4: Solicita información como “RFP breve” (no un cuestionario infinito)
Un RFP corto mejora la calidad de respuesta. Pide:
– Alcance y supuestos del proveedor.
– Arquitectura (cloud/on-prem, disponibilidad, monitoreo).
– Modelo de datos y estrategia de migración.
– Integraciones (APIs, conectores, limitaciones).
– Seguridad (controles, roles, bitácoras, cifrado, backups).
– Plan de implementación (fases, tiempos, equipo).
– Soporte y SLAs.
– Modelo de licenciamiento y costos.
Paso 5: Demos guiadas por casos de uso + PoC con datos reales
Comparar en Excel es útil, pero la diferencia real aparece cuando se prueba el sistema con casos de uso críticos. Este flujo te da una secuencia de validación
La demo “bonita” no sirve si no prueba tu caso. Exige:
– Demo basada en tus 3 escenarios críticos.
– “Caminar el proceso” extremo a extremo.
– Captura de excepciones (errores, reversas, reintentos).
Inserta aquí la Imagen 2.
Comparar en Excel es útil, pero la diferencia real aparece cuando se prueba el sistema con casos de uso críticos. Este flujo te da una secuencia de validación.
PoC (prueba de concepto) mínima recomendable:
– 1 proceso crítico
– 1 integración real (aunque sea parcial)
– 1 carga de datos de muestra
– 1 dashboard o reporte clave
– 1 prueba de roles/permisos
Paso 6: Evalúa seguridad y controles como parte del comparativo
Aunque no seas un experto en ciberseguridad, puedes pedir evidencia verificable de controles. Marcos como NIST CSF ayudan a estructurar la conversación de riesgo y responsabilidades. La ASVS de OWASP sirve como lista práctica de verificaciones de seguridad para aplicaciones y servicios.
Paso 7: Verifica datos: migración, calidad y gobierno
La mejor selección falla si se subestima migración, cambio organizacional y gobierno de datos. Esta lista ayuda a detectar riesgos temprano.”
Preguntas que evitan “sorpresas”:
– ¿Qué campos se migran y cuáles se transforman?
– ¿Quién valida la calidad de datos y con qué reglas?
– ¿Cómo se resuelven duplicados y catálogos maestros?
– ¿Qué pasa con historiales y trazabilidad?
Paso 8: Calcula el TCO (costo total) y no solo la licencia
Un error común es comparar solo “precio de licencia”. Incluye:
– Implementación (consultoría, configuración, desarrollo)
– Integraciones (construcción y mantenimiento)
– Infraestructura (si aplica)
– Capacitación y gestión del cambio
– Soporte, SLAs, continuidad
– Evolución: mejoras, módulos, escalamiento
Paso 9: Aterriza el plan de adopción (personas, procesos y operación)
La tecnología no transforma por sí sola. Asegura:
– Dueños de proceso (responsables)
– Manuales operativos y capacitación por rol
– Plan de comunicación y adopción
– Mesa de soporte y modelo de incidencias
– Indicadores de adopción (uso real, no solo “usuarios creados”)
Inserta aquí la Imagen 3.
La mejor selección falla si se subestima migración, cambio organizacional y gobierno de datos. Esta lista ayuda a detectar riesgos temprano.
Paso 10: Cierra con una decisión documentada (y defendible)
Tu decisión debe responder:
– ¿Qué opción maximiza impacto en KPIs con el menor riesgo?
– ¿Qué compromisos estás aceptando (y por qué)?
– ¿Qué se hará en 90 días y qué se deja para fase 2?
Checklist rápido (para imprimir)
– Objetivo y alcance definidos
– Procesos críticos y KPIs acordados
– Requisitos Must/Should/Could
– Scorecard ponderado con evidencia
– RFP breve enviado y comparado
– Demo guiada por casos de uso
– PoC con datos e integración real
– Revisión de seguridad y roles
– Plan de datos y migración
– Cálculo de TCO completo
– Plan de adopción y soporte
– Decisión documentada + roadmap 90 días
Errores comunes al comparar ERP/CRM (y cómo evitarlos)
1) Decidir por “marca” o “recomendación” sin evidencia.
2) Pedir una demo genérica sin casos de uso propios.
3) No hacer PoC con datos reales.
4) Comparar solo licenciamiento y olvidar el TCO.
5) Subestimar migración de datos y gestión del cambio.
6) No definir responsables de proceso y operación.
Referencias
- NIST CSF 2.0 (marco para conversación de controles y gestión de riesgo). (nvlpubs.nist.gov)
- OWASP ASVS (lista verificable de requisitos de seguridad de aplicaciones). (owasp.org)
- ISO (modelo de calidad de producto software ISO/IEC 25010). (iso.org)
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuánto debe durar un proceso serio de evaluación?
Si ya tienes claridad de procesos y requisitos, una evaluación práctica suele tomar de 3 a 8 semanas, dependiendo de PoC e integraciones.
¿Qué es más importante: funcionalidad o integraciones?
Depende del negocio. Pero si integraciones y datos fallan, la operación se rompe. Por eso se pondera y se exige evidencia.
¿Siempre debo hacer PoC?
Si el sistema impacta operaciones críticas, sí. Un PoC pequeño reduce riesgo y “descubre” costos ocultos antes de firmar.
Conclusión
Comparar opciones de sistema de información no debe ser un ejercicio de opiniones. Con un checklist, un scorecard ponderado y pruebas guiadas por casos reales, conviertes la decisión en un proceso medible, auditable y alineado a KPIs.
Si quieres, en Datasystems podemos ayudarte a:
– estructurar tu scorecard,
– guiar demos y PoC,
– revisar datos, integraciones y riesgos,
– y construir un roadmap de implementación realista para 90 días.
Acercar del autor: El presente artículo ha sido desarrollado y creado por el equipo de Datasystems, con más de 25 años de experiencia en implementación y desarrollo de sistemas.